Dans de nombreuses entreprises, les DRH et responsables de la formation doivent faire face à des injonctions contradictoires : on leur demande de répondre aux besoins complexes et évolutifs de leur entreprise, en mettant en place des solutions d’apprentissage efficaces, attractives, tout en garantissant le respect de la législation et en diminuant les coûts. Pour y arriver, de plus en plus d’organisations se tournent vers l’externalisation de la formation professionnelle. Est-ce une bonne idée ? Quels sont les avantages à externaliser la gestion de la formation ?
1. Réduire les coûts avec l’externalisation de la formation professionnelle
La décision d’externaliser a souvent pour objectif d’obtenir une diminution des coûts. En effet, grâce à la spécialisation des prestataires et à l’industrialisation de leurs processus, l’externalisation permet d’obtenir des économies de l’ordre de 15% des coûts de gestion. Toutefois, en pratique, il est souvent difficile de mesurer une telle diminution, car cela suppose de recenser l’ensemble des coûts de gestion de la formation en interne : charges de personnel et de management, locaux, logiciels, fournitures etc. Mener un audit préalable est donc un bon moyen d’estimer les coûts de gestion de la formation en interne. Un audit permet également d’envisager différentes options d’optimisation de la gestion et d’évaluer leur rapport coût / bénéfice.
2. Ajuster les coûts en fonction des volumes
La flexibilité des coûts résulte de la nature des contrats conclus avec les prestataires de gestion externalisée. Le coût d’une prestation externalisée est établi en fonction des volumes d’activité confiés au prestataire, lesquels sont encadrés par des marges de fluctuation réduites (de 5 à 10%). Ainsi, si le volume de formation baisse de 20%, le tarif de la prestation pourra être révisé en tenant compte de cette baisse d’activité. Une telle agilité de gestion est difficile à obtenir dans le cadre d’une gestion interne de la formation. L’entreprise devra cependant s’engager sur plusieurs années (3 ans, en général), pour pouvoir bénéficier de telles mesures de flexibilité tarifaire.
3. Maîtriser la complexité juridique grâce à l’externalisation de la formation professionnelle
Bien que la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel ait quelque peu assoupli les contraintes de gestion de la formation professionnelle, de nombreuses règles doivent être appliquées rigoureusement pour éviter de possibles déboires juridiques et financiers : obligation de formation tous les 6 ans, communication d’indicateurs socio économiques au CSE, quotas d’alternants, versement des différentes contributions (CUFPA, solde de la taxe d’apprentissage…), la réglementation demeure complexe et fait l’objet de changements fréquents, ce qui peut provoquer un débordement des services de formation internes. Pour se tenir à jour des évolutions réglementaires et mettre à jour leurs processus de gestion en conséquence, les prestataires peuvent se doter de services de veille juridique internes.
4. Recentrer les équipes L&D sur leur rôle de pilotage et accroître l’efficience des actions
Les directions RH font souvent part de la trop grande absorption de leurs équipes formation par des tâches administratives à faible valeur ajoutée, au détriment de leurs missions de pilotage stratégique de la formation. Le rôle du département L&D devrait être avant tout de décliner une politique RH en actions concrètes, au service de la performance de l’entreprise, et en mesures d’accompagnement des collaborateurs. Mais les complexités juridiques, financières et organisationnelles détournent bien souvent les responsables formation de ces missions. Recourir à l’externalisation permet de recentrer le service formation sur ses missions de pilotage, tout en mettant à sa disposition l’expertise d’un prestataire qui l’aidera à mettre en place les meilleures solutions organisationnelles, afin accroître l’efficience lors du déploiement des stratégies de développement des compétences.
5. Répondre avec agilité aux besoins évolutifs des entreprises grâce à l’externalisation de la formation
L’externalisation de la formation professionnelle permet d’avoir accès à une gamme étendue de services. Les prestations proposées englobent l’ensemble des tâches administratives et logistiques relatives au recueil des demandes, aux arbitrages budgétaires, aux achats, à la planification des sessions, au suivi des actions, à la facturation et au reporting. Elles peuvent également inclure des missions portant sur le pilotage stratégique du développement des compétences, au travers de prestations d’audit, de conseil, d’ingénierie de formation et d’accompagnement. Un système d’information RH propre au prestataire peut aussi être mis à disposition du client et des outils spécialisés peuvent lui être proposés. Cette large panoplie de services permet aux entreprises de bénéficier d’une personnalisation des services mis à leur disposition et d’une capacité à les moduler en fonction de l’évolution de leurs besoins. Les prestataires pourront également leur fournir des informations et des conseils sur les tendances du marché et sur les meilleures façons de choisir et d’implémenter les solutions les plus innovantes.
6. Bénéficier d’effets d’apprentissage et profiter des meilleures pratiques
En regroupant les moyens et l’expertise nécessaires pour répondre aux besoins de clients divers, les prestataires de l’externalisation de la formation professionnelle sont, de fait, dotés d’une capacité à répondre à des problématiques multiples, en s’adaptant à des contextes évolutifs et en étant force de proposition. Leur connaissance des spécificités de chaque client et leurs compétences en business intelligence leur permettent d’apporter à leurs clients des informations de type « benchmark » des meilleures pratiques. Celles-ci peuvent être mises à leur disposition via des tableaux de bords personnalisés ou partagées par le biais de supports d’informations et à l’occasion d’évènements organisés à leur intention.
7. Bénéficier d’une mutualisation des volumes d’achats
Enfin, une mutualisation intervient dans le domaine des achats de formation, où les achats cumulés de l’ensemble des clients faisant appel aux services d’un même fournisseur permettent de profiter de leviers de négociation supérieurs à ceux qu’une entreprise aurait pu obtenir à elle seule. Là aussi, des économies peuvent être obtenues !
Pour en savoir plus sur les avantages de l’externalisation de la formation et évaluer l’opportunité d’y recourir pour votre entreprise, nous vous invitons à contacter nos conseillers via notre formulaire de contact.
