Externaliser la formation
%
du temps des services formation est occupé par des tâches administratives et logistiques
au détriment des tâches génératrices de valeur ajoutée (communication et accompagnement des managers, des collaborateurs, …).
Solution de recherche de performance, l’externalisation sur-mesure de la gestion de la formation consiste à confier aux équipes de Develop’Invest toutes ou parties des missions de gestion.
Objectif :
Vous permettre de vous concentrer pleinement sur les tâches à forte valeur ajoutée !
Nos équipes d’experts de la formation viennent en support de votre service formation dans la gestion de votre plan de formation, selon vos besoins :
Assistance à la construction du plan de formation
- Recensement des besoins de formation
- Procédure de chiffrage de plan
- Réalisation de scénarii de plan
Ingénierie financière
- Optimisation des sources de financements extérieurs en sollicitant les OPCA, bailleurs régionaux et/ou nationaux
Achat des formations et gestion de la relation fournisseurs
- Sourcing adapté aux besoins
- Réduction du nombre de fournisseurs
- Négociations afin d’obtenir des conditions financières favorables
Gestion administrative et logistique
- Planifications et convocations dans le cadre de l’externalisation de la formation professionnelle
- Gestion des demandes de prise en charge et règlement OPCA
Gestion des évaluations de formation
- Plusieurs types d’évaluation
- Résultats par types de questionnaires Rapports complets d’aide à la décision
- Comparaison entre les réponses des questionnaires en ligne avec celles d’évaluations précédemment traitées
Reporting opérationnel
- Construction de reportings complets, prenant en compte les obligations légales (présentations IRP…) et les indicateurs de performance décidés ensemble
Nous vous accompagnons également dans :
REX Clients
Spécialiste du prêt-à-porter féminin avec plus de 1000 magasins dans 20 pays
Le besoin en outsourcing formation :
- Libérer le service formation afin de leur donner le temps nécessaire pour construire des programmes de formation et fluidifier l’organisation de la gestion administrative des sessions de formation internes et externes sur l’ensemble des sites.
- L’appel d’offre porte sur la logistique de la gestion administrative : inscriptions des stagiaires, transmission des convocations, suivi des attestations de présence et facturation magasins, gestion des financements OPCA).
La solution :
- 2 Responsables de comptes ont immédiatement été dédiées à la gestion administrative pour enclencher en un temps record un plan de formation ambitieux avec un taux d’accès de 100%.
- Pour piloter l’ensemble de la prestation, c’est une équipe projet composée d’une Team leader épaulée d’un consultant qui a été mise en place.
Les résultats :
- 5000 départs formation annuels gérés.
- Une convention tri partite Opca/Develop’Invest/client qui optimise les financements.
Après une première collaboration de 3 années, Develop’Invest, spécialisé dans l’outsourcing formation, est missionné pour une prestation élargie à la gestion administrative des contrats d’alternance.
Entreprise du secteur industriel + de 9 000 collaborateurs, client depuis 2018
Le besoin :
- Subrogation de paiement. Paiement des fournisseurs et organismes de formation pour faire face à la complexité du suivi des dossiers.
La solution :
- Professionnalisation : création d’un poste dédié, recrutement d’un expert en comptabilité et contrôle bancaire, documentation de la mission en processus et procédures.
- Centralisation : regroupement des tâches sur un outil unique, centralisation des flux de communication, accompagnement des fournisseurs et organismes de formation, digitalisation des documents.
- Suivi : Mise en place d’une chaîne de contrôle à 3 niveaux, reporting mensuel des paiements et du solde, mise en place d’indicateurs de suivi et d’aide à la décision.
Les résultats :
- 4 500 factures traitées en 8 mois.
- Délais de paiement des fournisseurs divisés par 3.
- 50k€ d’économie directe.
Entreprise publique ferroviaire française réunissant près de 150 000 collaborateurs
Le besoin en outsourcing formation :
Réaliser la gestion administrative liée aux plans de formation sur un site en province, et plus particulièrement :
- Le recensement des besoins dans leur module de formation.
- La programmation des formations.
- La création de sessions HRA.
- La programmation et la planification des sessions.
- La récupération des feuilles de présence.
- Le suivi facturation.
La solution :
- Afin de proposer une prestation qualitative de proximité, 2 Responsables de comptes – dédiées exclusivement à cette mission – sont venues renforcer l’équipe du client (composée de 14 personnes). Directement sur site, elles ont pu notamment être en contact direct avec les interlocuteurs internes et utiliser les systèmes d’information sécurisés propres au client.
- Le management des ressources de Develop’Invest est assuré à distance par un Team leader, qui réalise des reportings à destination du responsable du campus formation du client. Les indicateurs sont régulièrement confrontés aux propres données du client pour mesurer l’efficacité de la solution.
- Une procédure de continuité d’activité assurant notamment le back up a été mise en place pour que le service et les livrables quotidiens soient garantis même en cas d’absence des collaborateurs sur site ou de départ du personnel.
Les résultats :
- Les indicateurs de performance (dont les deux principaux sont le taux de remplissage et le taux de présence) dépassent les exigences du client de +12%.
- Les volumes gérés par Develop’Invest, spécialisé dans l’outsourcing de formation, sont de +30%, soit au-delà des normes historiques du client.