La sécurité des salariés est une responsabilité essentielle incombant aux entreprises, elle passe entre-autres par les habilitations professionnelles. Au cœur de la politique de prévention des risques, les formations à la sécurité permettent aux salariés de prendre des précautions pour préserver leur propre sécurité et celle des autres travailleurs.
Ces formations sont régies par des règlementations diverses, qui rendent la gestion des habilitations professionnelles particulièrement complexe et chronophage. La probabilité d’exposer les salariés à des risques non maitrisés est donc réelle et doit faire l’objet d’une vigilance particulière. Une bonne gestion des habilitations est déterminante pour la prévention des accidents du travail, qui sont potentiellement lourds de conséquences, d’abord sur le plan humain, mais aussi sur le plan juridique (ils engagent la responsabilité de l’employeur) et sur le plan financier.
Des obligations multiformes
Les obligations de formation à la sécurité concernent les entreprises de toutes tailles et s’adressent à l’ensemble des collaborateurs, qu’ils soient engagés dans le cadre d’un CDI ou d’un CDD, salariés temporaires ou stagiaires.
Aux côtés des formations générales à la sécurité, qui portent principalement sur les conditions de circulation au sein de l’entreprise et la conduite à tenir en cas d’accident, des formations spécifiques sont prévues règlementairement pour certaines activités exposant les travailleurs à des risques particuliers : chimiques, électriques, liés à la conduite de véhicules de chantiers, à des travaux en hauteur ou dans des installations nucléaires, etc.
Ces formations, dispensées par des organismes spécialisés, permettent d’obtenir des certifications ou habilitations, attestant que les salariés concernés ont bien acquis les connaissances nécessaires à l’exécution de ces tâches en toute sécurité. Or, ces habilitations ne sont délivrées, en règle générale, que pour une durée limitée, généralement comprise entre 2 et 5 ans.
Une gestion plus sereine des habilitations professionnelles
Il est indispensable d’assurer les formations correspondant aux risques associés à chaque poste de travail et de les renouveler avant leur fin de validité, ce qui requiert un suivi rigoureux et individualisé. Dans bien des entreprises, cependant, le suivi des formations règlementaires repose sur de simples feuilles de calcul. Les données ne sont pas sécurisées, ne sont pas consolidées entre les différents établissements, et ne font l’objet d’aucun partage avec les responsables opérationnels et les salariés concernés !
Le manque de fiabilité des informations, l’absence de spécialisation des personnes en charge de gérer les habilitations au sein des services RH et leur manque de temps sont susceptibles de provoquer des erreurs, des oublis, qui peuvent être extrêmement préjudiciables pour les entreprises.
Se doter d’un logiciel spécialisé dans la gestion des habilitations est la solution la plus judicieuse pour assurer un suivi rigoureux des habilitations délivrées et des échéances. Ce type de logiciel permet de croiser les données relatives aux salariés, aux différents types d’habilitations qui sont nécessaires pour les divers postes de travail, et enfin les données des formations qui permettent de renouveler les habilitations. Cela permet d’avoir en permanence une vision claire des habilitations détenues par chaque salarié et des échéances.
Un accès partagé aux informations
Le suivi des formations règlementaires est l’affaire de tous ! Les premiers concernés sont les salariés eux-mêmes, qui doivent avoir la possibilité de signaler directement, ou par le biais de leur manager, leur besoin d’obtenir ou de renouveler une habilitation. Leurs demandes sont ensuite tracées dans le logiciel, ce qui permet de connaitre en temps réel leur état d’avancement. Une fois la formation réalisée, le collaborateur, tout comme son manager ou le RRH de son entité, peuvent accéder aux informations concernant les formations suivies et aux certifications attestant du respect des obligations.
Un logiciel de gestion des habilitations professionnelles permet également aux responsables RH de suivre les habilitations de tous les salariés de manière plus fluide : des rappels apparaissent sur l’écran d’accueil lorsque certaines habilitations arrivent à expiration et qu’il faut les recycler. Ainsi, l’accès aux informations est plus rapide et il n’y a plus aucun oubli. Le suivi des échéances en temps réel permet également d’identifier les personnes qui doivent renouveler une même certification sur une période définie, ce qui permet ensuite d’organiser des sessions de formation intra-entreprise et, par conséquent, de diminuer les coûts de ces formations.
Évidemment, chaque collaborateur ne peut accéder à l’ensemble des informations sur les habilitations au sein de son entreprise. Pour personnaliser les accès, notre logiciel permet d’attribuer des rôles spécifiques : par exemple, les managers peuvent avoir accès aux habilitations détenues par les salariés de leur équipe, tout comme les RRH des différentes entités.
Si vous souhaitez fiabiliser les informations concernant les formations habilitantes, optimiser les coûts des formations obligatoires et partager en temps réel les informations avec les collaborateurs concernés, notre module de gestion des habilitations est la solution qu’il vous faut. Et pour une gestion encore plus simple des habilitations, Develop’Invest vous propose de confier le suivi des formations règlementaires à nos experts, qui sauront animer l’ensemble de la démarche et gérer pour vous tous les aspects de ces formations.
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